Verklein de kans dat je mail als spam wordt aanzien

We ontvangen steeds meer en meer ongewenste e-mails. Op sommige momenten passeert er meer spam langs onze mailservers dan dat er legitieme mail passeert! Om e-mail bruikbaar te houden worden er dan ook tal van maatregelen toegepast om zoveel mogelijk spam uit de mailboxen weg te houden. Zo bestaan er tientallen verschillende anti-spam oplossingen die elk hun eigen werkwijze hebben. In de meeste gevallen komt de werking uiteindelijk echter op min of meer hetzelfde neer. Er worden honderden regeltjes gedefinieerd waarop elke mail beoordeeld wordt (zoals of er een onderwerp is, of de mailserver vanwaar er verstuurd wordt wel mail mag sturen voor dat domein, ...). Elk van die regels hebben een gewicht. Zo zijn bepaalde regels veel belangrijker dan andere. Uiteindelijk wordt er een bepaalde score behaald en die score bepaald of een mail al dan niet als spam wordt aangeduid.

Helaas kan het door die veelheid van verschillende systemen en regels wel voorkomen dat ook legitieme mails als spam worden gemarkeerd omdat er aan één of meerdere van die regels niet 100% wordt voldaan. Omdat de meeste anti-spam systemen voor de grote meerderheid rekening houden met min of meer dezelfde regels, kunnen we echter wel wat richtlijnen proberen te handhaven waar een mail aan moet voldoen.

Indien u merkt dat uw uitgaande e-mail bij sommige ontvangers als spam wordt aanzien, kunt u gebruik maken van volgende test:

1. Surf naar https://www.mail-tester.com. U zult een uniek e-mail adres toegewezen krijgen. Kopieer dit e-mail adres.

2. Verstuur nu exact dezelfde e-mail die eerder als spam werd gemarkeerd naar dit e-mail adres. (dus zelfde afzender, zelfde onderwerp, zelfde inhoud, zelfde bijlagen, ...)

3. Wacht 1 tot 2 minuten en klik dan op de knop "Check vervolgens je score". Je krijgt nu een overzicht ze zien van hoe je mail zou kunnen beoordeeld worden. 

4. Bekijk de raadgevingen aandachtig en als je een slechts score krijgt, probeer dan rekening houdend met die raadgevingen aanpassingen aan te brengen.

5. Als je hierbij hulp nodig hebt, stuur de link met de testresultaten dan door naar info@luytenwebsite.be stuur de mail die als spam werd gemarkeerd ook nog eens (op dezelfde manier) naar info@luytenwebsite.be). Eén van onze medewerkers zal de test en je mail dan ook verder analyseren en je daarna contacteren. Indien het probleem langs onze kant zou liggen, dan geven we dit uiteraard ook door aan de systeembeheerders om verder op te pakken.

Hieronder staan enkele tips waar je reeds rekening mee kan proberen te houden:

1. Zorg ervoor dat je mailprogramma correct is ingesteld! (Iets wat vaak over het hoofd gezien wordt is dat er moet aangemeld worden om mail te versturen!)

2. Verstuur enkel e-mail vanaf een e-mail adres en domeinnaam vanwaar je ook effectief mail mag versturen of neem contact op met ons als je een ander mailadres wil gebruiken, zodat we alles correct voor je kunnen instellen.

3. Als de mail gestuurd wordt door een webserver/website, zorg er dan voor dat ook deze gemachtigd is om mail te versturen voor uw domeinnaam en dat ook die correct is ingesteld.

4. Gebruik geen woorden met enkel hoofdletters in je onderwerp of tekst.

5. Gebruik geen signatures met enkel een afbeelding.

6. Gebruik een persoonlijke aanspreking (eerder dan enkel "Beste,")

Aarzel niet om ons te contacteren als je hier verdere assistentie bij nodig hebt.